Нормы расхода топлива


Цель нашей компании - предложение широкого ассортимента товаров и услуг на постоянно высоком качестве обслуживания.

Если ваша фирма покупает или же арендует автомобиль, то у нее неизбежно возникают расходы, связанные с содержанием этого транспортного средства. Попробуем разобраться с учетом расходов на горюче-смазочные материалы и рассмотреть наиболее насущные проблемы, возникающие при списании затрат на топливо.

Можно ли обойтись баз норм?

Как гласит действующая ныне редакция Налогового кодекса РФ, а именно – одиннадцатый подпункт первого пункта статьи номер 264, стоимость горючего можно относить на прочие расходы, причем в соответствии с нормами главы 25 эти затраты не являются нормируемыми. Тем не менее, на практике налоговые инспекторы требуют устанавливать такие нормы. При этом они часто ссылаются на установленные Министерством транспорта Российской Федерации нормы расхода топлива. В том случае, если для автомобиля таких нормативов не существует, то выдвигается требование установить их на основании данных технической документации транспортного средства. Однако фирма всего лишь имеет право устанавливать такие нормы, но отнюдь не обязана это делать, поскольку они не регистрировались и не публиковались Министерством юстиции. В том случае, если реальный расход топлива значительно отличается от расчетного, то для того, чтобы не спорить с налоговой службой, компания сама может провести контроль расхода топлива автомобиля и установить реальные данные в качестве норматива приказом директора. Для получения таких данных вполне можно использовать gps мониторинг автотранспорта. Именно их и следует применять при расчете сумм, подлежащих налогообложению.

Нормативы для арендованных автомобилей

Если вы автомобиль арендуете, то согласно статье 646 Гражданского кодекса РФ все затраты на транспортное средство несет арендатор, то есть вы, если иное не предусмотрено договором аренды. Согласно письму Министерства финансов № 03-03-04/1/463 их можно учесть при расчете налога на прибыль. Точно так же обстоит дело и в том случае, если на фирме применяется упрощенная система бухгалтерского учета и налогообложения. Таким образом, стоимость приобретаемого для арендованного автотранспорта топлива относится на расходы, и основанием для этого служит подпункт номер двенадцать первого пункта статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации.

При списании затрат на приобретение горюче-смазочных материалов очень важно грамотно их подтвердить.

Для этого нужно иметь следующие документы:

  • если вы покупаете бензин за наличные, то нужен кассовый чек, причем в нем должна быть отражена информация о сумме и дате, а также о количестве горюче-смазочных материалов. Если в кассовом чеке этой информации нет, то к нему потребуется еще и товарный чек, где она должна быть обязательно указана;
  • если вы рассчитываетесь за ГСМ безналичным платежом, то для отчетности нужны будут топливные карты или талоны на бензин, которые обычно водителям выдают на автозаправочных станциях. Эти документы нужно обязательно регистрировать в специальном журнале. Учет затрат на ГСМ происходит в конце месяца после того, как от поставщика придут акты или же накладные с указанием количества проданного фирме топлива.

Следует также обратить особенное внимание на следующий момент: если вы покупаете топливо за наличные и собираетесь при этом вычесть НДС, то помимо кассового и товарного чека вам будет еще необходима счет-фактура от поставщика с выделенной суммой налога на добавленную стоимость. При этом сотрудников налоговой инспекции совершенно не интересует, выделен ли НДС в чеках или же нет. Можно, конечно, такую позицию налоговиков оспорить в судебном порядке, тем более что прецеденты с вынесением положительного решения в пользу истца уже имеют место.

В любом случае при списании расходов на горюче-смазочные материалы основным документом следует считать путевой лист. Нужно сказать, что общая их форма еще в 1997 году была утверждена постановлением Государственного комитета по статистике РФ № 78. Однако применение таких путевых листов является обязательным лишь для специализированных автотранспортных компаний, а вот остальные вправе использовать форму, разработанную самостоятельно. Самое важное в путевом листе с точки зрения налогообложения – это то, что он должен иметь все реквизиты, делающие его первичным документом для учета и указанные в статье девять Закона «О бухгалтерском учете». Об этом сказано в письме № 03-03-04/1/327 Министерства финансов РФ. Кроме того, согласно другому его письму, имеющему номер 03-03-04/1/129, путевой лист можно оформлять вообще всего лишь один раз в месяц, но с условием, что по данные этого документа будут четко обосновывать расход топлива за этот период. Именно с этой целью Минфин рекомендовал отражать в путевом листе информацию о маршруте передвижения автомобиля, чтобы можно было судить о том, действительно ли она использовалась для служебных целей. В противном случае затраты на топливо будут считаться необоснованными.